MSF Belgique recrute à kinshasa un.e assistant.e en gestion documentaire et archivage (record management officer assistant).

• Prévalence élevée des violences sexuelles dans les communautés 
• Contexte sécuritaire très volatil 
• Forte vulnérabilité des populations déplacées, notamment des mineurs dans les zones de conflit 
• Présence régulière de maladies à potentiel épidémique nécessitant le déploiement d’équipes importantes dans des zones reculées 
• Changements majeurs dans la situation géopolitique scission Est–Ouest et deux administrations parallèles 

• Grande ampleur des interventions et des équipes 
• Arrêt de certaines composantes décentralisation du projet VIH Kinshasa, retrait de structures à Masisi 
• Réorientation de projets :  
  
  
  • Projet VIH avec inclusion d’une composante Key Population 
  • Nouvelles structures à appuyer à Masisi 
  • Réorientation du projet Goma 
• Variabilité et magnitude des projets 
• Partenariat avec le MoH et dépendance accrue, augmentant la vulnérabilité des patients dans un contexte de réduction des financements externes 

• Signature d’un accord de siège pour toutes les Operational Directorates et mise en place d’un contrat unique pour tout le personnel 
• Représentation assurée via MSFI pour toutes les sections 
• Opérationnalisation de la plateforme intersectionnelle de comportement responsable IPOB 

Médecins Sans Frontières Belgique (MSF-OCB) souhaite renforcer son équipe en République démocratique du Congo et recrute un(e) Record Management Officer Assistant, niveau 4, pour son projet Pool d’Urgence Congo (PUC), basé à Kinshasa. Ce poste en contrat à durée déterminée requiert un engagement de 45 heures par semaine pour soutenir les activités humanitaires.
Les candidatures doivent être soumises au plus tard le 5 novembre 2026 à 17 h 00 pour tenter de rejoindre cette organisation médicale internationale.

Informations générales

Le lieu de travail principal est fixé à Kinshasa en RDC au sein du département des opérations pour le projet Pool d’Urgence Congo. Le ou la titulaire de ce poste travaillera sous la supervision directe du coordinateur du projet.
Cette structure d'intervention rapide joue un rôle central dans la gestion documentaire de la mission.

Contexte du poste

Le Pool d’Urgence Congo a été créé en 1995 afin d’apporter une réponse adaptée et de qualité aux populations touchées par les épidémies, les catastrophes humanitaires et les catastrophes naturelles dans les 26 provinces du pays. Ce projet dispose d’une coordination basée à Kinshasa, d’une équipe de veille et de détection chargée de la surveillance et de l’alerte précoce, ainsi que d’équipes mobiles d’intervention et d’un pool de réserve pour la mise en œuvre des réponses d’urgence.
Dans le cadre de ses activités, MSF produit et utilise de nombreux documents physiques et numériques qui constituent des ressources essentielles pour l’organisation.

Ces documents permettent de justifier les activités réalisées, de conserver les connaissances et les bonnes pratiques et de répondre aux obligations administratives, historiques et juridiques. L’assistant(e) chargé(e) de la gestion documentaire contribue à la mise en œuvre de la politique d’archivage de la mission.
Sous la supervision du responsable de la gestion documentaire, il ou elle assure la collecte, le classement, la conservation, le traitement, la numérisation et la communication des documents et archives, notamment les pièces comptables des différents départements.

Principales responsabilités

Le ou la titulaire sera chargé(e) d'assurer l’archivage physique et électronique mensuel des pièces comptables de l’ensemble de la mission.
Ces tâches concernent notamment les documents émanant des départements médicaux, logistiques, financiers, opérationnels, de l’approvisionnement et des ressources humaines.

Missions principales

Numériser les documents essentiels et veiller à préserver leur intégrité, leur authenticité, leur fiabilité et leur accessibilité.
Participer à la collecte des archives en sensibilisant les services producteurs de documents, en évaluant les archives à conserver, en préparant les dossiers et en organisant leur transfert.

Mettre à jour les documents numérisés sur les plateformes validées pour les documents courants, afin de faciliter leur consultation par les équipes éloignées, et assurer leur archivage dans Nestor. Suivre les durées légales de conservation des archives et signaler aux responsables concernés les documents ayant atteint la fin de leur période de conservation, conformément aux procédures applicables.

Contribuer à la mise en œuvre de la politique d’archivage physique et électronique de la mission, notamment en assurant les relations avec les responsables des projets et les coordinateurs, ainsi que la gestion des versements et des éliminations d’archives numériques et physiques. En collaboration avec son superviseur, veiller au respect de la politique d’archivage de MSF-OCB sur les différents sites d’intervention, tout en participant aux visites de terrain, à la formation du personnel et au contrôle de la bonne tenue des archives.

Organiser et animer des formations régulières à l’intention des employés concernés sur les outils de gestion, de communication et d’archivage, notamment Teams, SharePoint, OneDrive et Nestor. Accueillir et orienter les personnes autorisées qui demandent à consulter des documents, enregistrer leurs besoins, faciliter les recherches et communiquer les documents dans le respect des règles d’accès aux archives et des mesures de prévention contre le vol et la détérioration.

Traiter les demandes de recherche documentaire reçues par correspondance, élaborer des instruments de recherche, rédiger les descriptions archivistiques et assurer la saisie ainsi que le contrôle des analyses documentaires. Gérer les fournitures du service et anticiper les besoins en passant les commandes nécessaires pour éviter les ruptures de stock, tout en participant à l’organisation des événements internes et externes, notamment les réunions et les présentations.

Responsabilités spécifiques

Participer à la gestion des moyens matériels nécessaires à l’exécution des activités confiées.

Missions

Le ou la titulaire sera chargé(e) de contribuer à la migration des documents historiques et actuels, notamment ceux liés à la capitalisation et à la mémoire institutionnelle, vers les plateformes numériques validées, en respectant la structure de classement définie. Il ou elle devra classer et catégoriser les documents selon la taxonomie convenue, notamment par projet, localisation, thématique et année, afin d’en faciliter la recherche, l’accès et la conservation à long terme.

Le poste consiste également à effectuer le tri, le classement et l’identification des documents, à préparer les bordereaux d’élimination, à assurer le conditionnement des archives et à contribuer à l’organisation des espaces de stockage. L'employé(e) participera à la gestion des flux documentaires, à l’optimisation des espaces de conservation et à l’application des mesures de conservation préventive et corrective.

Il conviendra de collaborer avec les responsables de projet et les équipes techniques pour intégrer les données pertinentes dans les bases de capitalisation prévues. Le ou la titulaire mettra à jour les outils de capitalisation et veillera à leur fiabilité afin de favoriser le partage des connaissances et l’apprentissage organisationnel.

Les tâches incluent la numérisation des documents, le maintien d'une base de données sécurisée pour les documents courants et le contrôle des accès physiques et numériques aux archives. L'agent devra appliquer les normes de classification, d’indexation et de métadonnées afin d’assurer une structuration cohérente des informations.

Il s'agit de contrôler l’exactitude, la complétude et la cohérence des données pendant les opérations de migration et d’intégration dans les référentiels numériques. Le ou la titulaire communiquera les archives uniquement aux personnes autorisées, maintiendra les fonds documentaires à jour et assurera le contact avec les points focaux des différents projets.

Selon les besoins de la mission ou du projet, l’employé(e) pourra également être amené(e) à effectuer d’autres tâches compatibles avec ses fonctions.

Profil recherché

Le ou la candidate doit être titulaire d’un diplôme dans l’un des domaines suivants, à savoir la gestion documentaire, la bibliothéconomie, la gestion de l’information, le secrétariat, la gestion de bureau, l’administration, les finances, la collecte de données ou l’encodage. Une expérience professionnelle de deux à trois ans dans la gestion des documents et l’utilisation des outils informatiques est indispensable pour réussir dans ces missions.

La maîtrise du français au niveau C1, correspondant à un utilisateur indépendant avancé, est rigoureusement exigée pour ce poste.

Le ou la candidate doit connaître les règles et principes de l’archivage, les techniques de classement et d’analyse archivistique ainsi que les outils informatiques nécessaires à la gestion documentaire.
Il ou elle doit être capable de structurer, classer et retrouver efficacement l’information, d’utiliser des techniques de communication et des méthodes pédagogiques, et de faire preuve de bonnes aptitudes relationnelles, d’esprit d’analyse, de sens de l’observation et d’organisation.

Une expérience professionnelle au sein de MSF ou d’une autre organisation non gouvernementale dans un pays en développement constitue un atout.

Compétences attendues

Le ou la candidate doit adhérer aux principes de MSF, faire preuve de souplesse comportementale et être capable de gérer le stress dans un environnement de travail humanitaire.
Il ou elle doit également démontrer une orientation vers les résultats et la qualité, un bon sens du service aux utilisateurs, ainsi qu’un esprit d’équipe et de coopération.

Documents à fournir

Le dossier de candidature doit comprendre un curriculum vitae actualisé, une lettre de motivation, une copie du diplôme requis pour le poste ou du diplôme le plus élevé obtenu, les attestations de formation en rapport avec le poste, les attestations de service pertinentes ainsi que la carte ONEM.
Tout dossier incomplet ou ne répondant pas aux critères indispensables sera éliminé.

Les candidats présélectionnés pourront être invités à fournir des documents complémentaires à une étape ultérieure du recrutement.
Les dossiers déposés ne seront pas restitués.

Modalités de candidature

Les candidatures doivent être transmises au plus tard le 5 novembre 2026 à 17 h 00, par courrier ou par voie électronique.
Pour un dépôt physique, le dossier doit être adressé au Responsable des ressources humaines du Pool d’Urgence Congo (PUC), à la base de MSF-OCB située sur l’avenue Massamba, rue Bahuka 6, référence Ministère du Plan, à Kinshasa.

Pour une candidature par courrier électronique, le dossier doit être envoyé à msfocb-rdc-puc-recrutement@brussels.msf.org, en indiquant obligatoirement dans l’objet du message : « Record Management Officer Assistant ».

Les candidats retenus pour le test écrit seront contactés dans les jours suivant la date limite de dépôt. Compte tenu du nombre potentiellement élevé de candidatures, seuls les candidats présélectionnés pour cette étape seront contactés.

Les candidats retenus à l’issue du test écrit pourront ensuite être invités à un entretien oral. Les tests écrits et pratiques se dérouleront à la base de MSF-OCB à Kinshasa.

Les frais de déplacement des candidats ne seront pas pris en charge par MSF-OCB. Attention : MSF ne perçoit aucun frais à aucune étape du recrutement, que ce soit lors du dépôt de candidature, des tests ou des entretiens.

L’organisation met le public en garde contre toute tentative de fraude menée au nom de MSF ou de son personnel et invite à signaler toute communication suspecte. MSF se réserve le droit de ne retenir aucun candidat si aucun profil ne répond aux critères requis.